jeudi 11 mars 2010

Confondez-vous urgence et priorité?

urgence

La majorité des gens fonctionnent par listes. Certaines plus que d’autres, mais bon….;)

La façon la plus courante de fonctionner est d’écrire, au début de la journée, les tâches à effectuer et de classer ses tâches en ordre de priorité.

D’ailleurs, de très nombreuses entreprises valorisent et recherchent des employés en mesure de «gérer adéquatement les priorités».

Mais qu’entend-on réellement par «priorités»? Que désigne ce terme?

Plusieurs personnes associent «priorités» à «urgences». Selon ce paradigme on construira sa liste en fonction d’un ordre de priorité en basé sur ce qui est le plus urgent donc de l’échéancier. Les tâches devant être terminées le plus tôt seront et celles en haut de la liste et ainsi de suite jusqu’à la tâche la moins urgente.

Gérer son temps en fonction de l’échéancier est-il souhaitable? Est-ce un mode de fonctionnement permettant l’atteinte des objectifs fixés?

En fait, la performance de cette méthode est très variable bien que dans la majorité des cas elle soit sous-performante.

Pourquoi?

Tout simplement en raison du fait qu’il est primordial de s’assurer que les activités réalisées génèrent la plus grande valeur ajoutée possible en regard des objectifs fixés.

En priorisant les tâches urgentes, il n’y a aucune garantie que ces tâches soient à valeur ajoutée. C’est ce que j’appelle la méthode pompier. On éteint des feux toute la journée. On arrive épuisé du travail, mais on a l’impression que rien n’a avancé. En fait, il y a un paquet de choses qui ont avancé, mais ce ne sont pas les….bonnes.

Ce que je propose plutôt est de prioriser les activités qui sont à valeur ajoutée.

Priorité ne veut pas dire «urgences» mais désigne plutôt «valeur ajoutée» en lien avec les objectifs fixés.

Si vous croyez que cette méthode aura pour effet de vous faire rater des échéances importantes, c’est justement le signe le plus probant que vous passez trop de temps à réaliser des activités à non-valeur ajoutée.

Deux solutions s’offrent alors à vous :

  • - Optimisez ces tâches;
  • - Déléguez ces tâches

En terminant, il semblerait que certaines caractéristiques psychologiques soient associées à la façon dont vous concevez vos listes ainsi que ce que vous y insérez.

Intéressant, n’est-ce pas?

Source de l'image: SpecialKRB

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